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IT系実務で使えるMS-Wordの教則本

Amazon.co.jp： エンジニアのためのWord再入門講座 美しくメンテナンス性の高い開発ドキュメントの作り方: 佐藤 竜一: 本

MS-Wordの書籍を探しにAmazonにアクセスしたり、本屋に行くとそれこそ「山」のように関連書籍がありますが、日々、ITな職場で他のメンバーが知りたいこと、知っておくべきことは、ひとまずこの書籍を読んでおけば問題ないかと思います。実務（要件定義書作成／詳細設計書作成／マニュアル作成etc.）に則した内容をきちんと書かれている書籍は、この書籍しか思いつきません。

数ある「MS-Wordの教則本」を手に取り、読まれて「使えねー！！」と嘆いた経験がある方、それは「MS-Word大全集」なる書籍であるけども、「ご自身の業務でWordを利用し、ご自身の業務が効率化されるか？」という点であまりにも役に立つ情報がなかったからではありませんか？

そういう思いを持たれて「Word使いにくいよ！」「勝手にWordが文書書き換えるから非効率だよ！」と口にしてしまった経験をお持ちの方は、一度この本を手に取り、読まれることをお勧めします。

”最低限”これだけはやっておくことをお勧めする初期設定

インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する

ホームページのURLやメール・アドレスなどのハイパーリンクに変換される。

「読むべき文章中に青く下線付きの文字がでてきて鬱陶しい」

というのであれば、このチェックボックスをオフにします。

ただ、「青い文字・下線」が不要だが、「リンク」の機能は残しておきたい場合は、文字スタイル「ハイパーリンク」をカスタマイズすれば良いかと。

「Hyperlinkフィールド」は有効（リンク機能が生きている）だが、青い文字下線付きで表示されるのは困るという場合は文字スタイルを変更することで回避できます。

罫線

テキストの入力時に「-」「_」「=」などを３文字以上連続すると、自動的に「罫線」が挿入される機能です。

貼り付け時に自動調整する

文字列をコピー／ペーストにて貼り付けた際に、貼り付けたテキストの書式が自動的に調整されるようになる機能です。この機能がオンになっていると、スタイルが自動的に調整されてしまい、文字サイズや書体が変わったりして非常に面倒です。

2007での追加設定

組織内、もしくはプロジェクトで関係する各社間でVer.が2003、2007が混在している場合、

［保存］［文書の保存］［標準のファイル保存形式］を

「Word 97-2003文書」に設定しておけばよい。

これで、誤って2007にしかない機能を使ってしまうミスを防ぐことができます。

文書校正の勘どころ

設定対象	検出可能な不統一
カタカナ	「サーバ」と「サーバー」のような、良く似たカタカナ語の不統一
送り仮名	「受け付ける」と「受付ける」のような、送り仮名の不統一
漢字	「ゆれる」と「揺れる」のような、漢字表記と仮名表記の不統一
数字	「２５歳」と「二十五歳」のような、数値表記の不統一
全角／半角	「Word」と「Word」のような、同一単語に対する全角／半角の不統一

文体の統一

「です・ます」調、「だ・である」調の混在は見苦しいものです。ですが、気をつけていてもついつい起こってしまうの事実ではないでしょうか？こういう監視とチェックこそ、機械にまかせてしまいましょう。

［Wordのオプション］→［文書校正］→［Wordのスペルチェックと文書校正］内の［文書のスタイル］右横の［設定（T）…］ボタンをクリックして現れる［文書構成の詳細設定］ダイアログウィンドウを開きます。

このダイアログウィンドウの中にある「文法とスタイルの規則」内の［表記の基準］にある［文体］プルダウンメニューから

「だ・である」体に統一
「です・ます」体に統一

を選択します。これで「文体の統一」の設定を行うことが可能です。

カタカナと英数字の統一

仕事柄、「半角カタカナや全角英数字を嫌う人」は、少なくありません。

また、半角カタカナや全角英数字を使う人を「レベルが低い。信用できない」 と見なす人も現実に存在します。（半角カタカナは文字化けの原因。全角英数字はプログラミングの際のバグの原因になるということを理解していない。もしくは注意欠如＝レベルが低いということです。）

［Wordのオプション］→［文書校正］→［Wordのスペルチェックと文書校正］内の［文書のスタイル］右横の［設定（T）…］ボタンをクリックして現れる［文書構成の詳細設定］ダイアログウィンドウを開きます。

このダイアログウィンドウの中にある「文法とスタイルの規則」内の［表記の基準］にある［カタカナ設定］プルダウンメニューから

「全角」に統一
「半角」に統一

を選択します。また同様に、［英数字設定］［句点］「読点」もあるので、統一設定を行っておくことをお勧めします。

これで文書中の「カタカナ、英数字、句読点の統一」の設定を行うことが可能です。

ちなみに自身の「文体の統一設定」は以下のようにしています。

参考までに。（o^ｰ’）b